Polityka Liceum Francuskiego w Warszawie w
zakresie ochrony danych osobowych
1-Cel polityki
Polityka Liceum Francuskiego w zakresie gromadzenia, wykorzystywania,
przekazywania, zarządzania oraz ochrony danych osobowych podlega Ogólnemu Rozporządzeniu o Ochronie Danych (RODO).
Rozporządzenie to zapewnia osobom fizycznym dostęp do swoich danych osobowych, możliwość ich zmiany, przywrócenia oraz usunięcia. Ponadto, RODO zobowiązuje instytucje do uzyskiwania oraz dokumentowania świadomej zgody osób fizycznych, do zapewnienia bezpieczeństwa wszelkich zgromadzonych, przetwarzanych i przechowywanych danych, a także do dokumentacji środków i procedur ich ochrony.
2-Gromadzone dane oraz ich wykorzystanie
2-1 Dane dotyczące uczniów
Liceum Francuskie w Warszawie gromadzi i może wykorzystywać dane uczniów (m.in. imiona i nazwiska, daty urodzenia, zdjęcia, dokumentację szkolną i medyczną) w następujących celach (lista niepełna):
- Przestrzeganie przepisów prawnych (np.: przestrzeganie regulacji wydawanych
przez francuskie Ministerstwo Edukacji Narodowej, przez Agencję ds. Francuskiego Nauczania za Granicą, itd.) - Organizacja zajęć i publikacja wyników nauczania
- Ogólne zarządzanie (np.: zarządzanie projektami, zawiadomienia dotyczące pracy lub nauczania, prowadzenie dokumentacji szkolnej)
- Nauczanie (np.: nagrody, wyróżnienia, certyfikaty, osiągnięcia w nauce, placówki szkolne, do których uczęszczali uczniowie)
- Rekrutacja uczniów (np.: przyjęcie po raz pierwszy, cofnięcie/unieważnienie)
- Kontakt z rodzicami lub opiekunami prawnymi
- Wycieczki szkolne (np.: organizacja, transport, spełnianie potrzeb medycznych i żywnościowych, zapisy)
- Zapisy na zajęcia pozalekcyjne
- Spełnianie potrzeb medycznych (np. w przypadku alergii)
- Ubezpieczenia
- Świadczenia na rzecz absolwentów
- Przekazywanie informacji na wniosek innych placówek szkolnych w ramach ich procesów rekrutacyjnych
- Rejestracja i rozpowszechnianie wizerunków oraz głosów uczniów (nazwisk, zdjęć, filmów itp.) wyłącznie w celach niekomercyjnych,
do użytku:
> Wewnętrznego: kartoteki szkolne, broszury, plakaty, zdjęcia klasowe,
roczniki szkolne, projekty edukacyjne itp.
> Zewnętrznego: strona internetowa i konta w serwisach społecznościowych należące do Agencji ds. Francuskiego Nauczania za Granicą (AEFE), strona internetowa i konta w serwisach społecznościowych należące do Liceum Francuskiego w Warszawie, dokumenty prezentacyjne Liceum itp.
2-2 Dane dotyczące rodziców uczniów
Liceum gromadzi i może wykorzystywać dane osobowe rodziców lub opiekunów prawnych uczniów (m.in. imiona i nazwiska, daty urodzenia, adresy email, numery telefonu, dane bankowe) w następujących celach (lista niepełna):
- Kontakt z rodzicami lub opiekunami prawnymi (poprzez nauczycieli, dyrekcję lub administrację szkoły)
- Odpowiedź na potrzeby medyczne w nagłych wypadkach (np.: kontakt z rodziną w razie wypadku lub poważnego zagrożenia)
- Wycieczki szkolne (np.: organizacja, transport, spełnianie potrzeb medycznych i żywnościowych, zapisy)
- Fakturowanie oraz płatności (np.: fakturowanie czesnego, salda wszystkich rachunków oraz historia płatności, procesy płatności)
- Umożliwianie przedstawicielom rodziców (Zarządowi, Radzie Placówki, Radzie Szkoły) wysyłania wiadomości e-mail do rodziców
lub opiekunów prawnych poprzez listy adresowe.
2-3 Dane dotyczące pracowników
Liceum gromadzi i może wykorzystywać dane osobowe swoich pracowników oraz osób ubiegających się o pracę w Liceum (m.in. imiona
i nazwiska, daty urodzenia, adresy e-mail, numery telefonu, dane bankowe, dyplomy i świadectwa pracy) w następujących celach (lista niepełna):
- Przyjmowanie kandydatur (CV, list motywacyjny, opinia, list polecający)
- Zatrudnienie pracownika (dane kontaktowe, numer ubezpieczenia społecznego, sytuacja rodzinna itp.)
- Wykonywanie umów o pracę (spis telefonów, dane z identyfikatora, aneksy do umów o pracę, dokumenty poświadczające wydatki
(koszty medyczne) – oraz dokumenty płacowe itp.) - Ocena personelu (oceny roczne, akta postępowania dyscyplinarnego, szkolenia, akta dotyczące przebiegu kariery zawodowej)
- Rozwiązanie umowy (umowne rozwiązanie stosunku pracy, pismo wypowiadające stosunek pracy).
2-4 Dane związane z bezpieczeństwem obiektów
Liceum gromadzi i może wykorzystywać dane osobowe (m.in. imiona i nazwiska, daty urodzenia, numery dowodów tożsamości, adresy e-mail) w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób przebywających w placówkach na Saskiej Kępie oraz na Sadybie, pod następującymi warunkami:
- Dostęp uczniów i pracowników do obiektów Liceum odbywa się za pośrednictwem identyfikatorów elektronicznych lub kontroli wizualnej.
- Dostęp rodziców uczniów lub osób trzecich do obiektów Liceum odbywa się za pośrednictwem kontroli wizualnej (obiekt na Sadybie) lub kontroli tożsamości (obiekt na Saskiej Kępie).
- Dostęp przedsiębiorstw usługowych (cateringowych, obsługi technicznej itp.) regularnie wchodzących teren obiektów Liceum odbywa się na podstawie rejestru osób i pojazdów.
- Oba obiekty znajdują się pod nadzorem kamer.
3-Wyrażenie zgody
3-1 Zgoda rodzicielska
W przypadku danych dotyczących uczniów, zgodę na gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych wyrażają opiekunowie prawni.
3-2 Zgoda opiekunów prawnych
Opiekunowie prawni udzielają wyraźnej zgody na gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych poprzez podpisanie umowy zapisu lub umowy
o ponowny zapis (por. pkt. 9 ww. umów).
4-Zarządzanie oraz ochrona danych
4-1 Bezpieczeństwo danych
Liceum Francuskie w Warszawie zobowiązuje się do:
- Wdrożenia odpowiednich środków bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych przed przypadkowym lub nielegalnym zniszczeniem, utratą, zmianą, ujawnieniem lub nieuprawnionym dostępem w szczególności, gdy przetwarzanie danych wiąże się z ich przekazywaniem lub przechowywaniem w sieci.
- Powiadomienia osób, których dane zostały uzyskane w sposób przypadkowy lub nielegalny, co może spowodować odniesienia przez nie szkody lub straty.
4-2 Prawa do dostępu, do zmiany, do przywrócenia i usunięcia oraz do korekty i wycofania danych
Rodzice mają prawo do wglądu do dotyczących ich danych osobowych oraz do danych ich dzieci (z zastrzeżeniem wyjątków wymienionych poniżej) oraz do żądania naniesienia zmian lub poprawek do tych danych. Rodzice będą mieli dostęp do danych dotyczących ich dzieci przechowywanych
w czasie ich nauki w Liceum w granicach określonych w niniejszym dokumencie. Dzięki modułowi internetowemu Factos Net rodzice mają zapewniony swobodny dostęp do danych osobowych przechowywanych przez Liceum, dotyczących ich oraz ich dzieci. W razie konieczności istnieje zawsze możliwość wprowadzenia zmian lub poprawek do tych danych. Liceum Francuskie w Warszawie zastrzega sobie prawo do odmowy dostępu
do pewnych danych szkolnych dotyczących uczniów (lista niepełna):
- Opinii przechowywanych w celach oceniania
- Kopii lub wyników egzaminów
- Poufnych referencji redagowanych w celu wsparcia kandydatury ucznia do innych placówek edukacyjnych lub na inne kursy.
- Danych lub dokumentów, które mogłyby dostarczyć danych osobowych dotyczących innych osób, co stanowiłoby naruszenie niniejszej polityki lub ustawy o ochronie danych osobowych.
4-3 Przechowywanie oraz usuwanie danych
Liceum Francuskie w Warszawie zobowiązuje się dołożyć wszelkich starań w celu zniszczenia lub anonimizacjii dokumentów zawierających dane osobowe, gdy tylko można będzie uznać, że:
- Cel, w którym dane zostały zgromadzone nie wymaga ich dalszego przechowywania.
- Przechowywanie danych nie jest już konieczne ze względów prawnych lub administracyjnych.
W szczególności:
- Pliki z monitoringu są przechowywane przez okres 1 miesiąca, zaś pliki dotyczące kontroli dostępu przez okres 3 miesięcy.
- Czas przechowywania plików związanych z zasobami ludzkimi zależy od celów ich przechowania, jednak nie może przekroczyć okresu 5 lat od momentu odejścia pracownika.
- Czas przechowywania danych dotyczących uczniów i opiekunów prawnych jest określony w Instrukcji dotyczącej sortowania oraz przechowywania materiałów archiwalnych otrzymanych i opracowanych przez placówki i instytucje podległe resortowi edukacji narodowej (instruction de tri et de conservation pour les archives reçues et produites par les services et établissements concourant à l’éducation nationale) dostępnej w dzienniku urzędowym pod adresem: http://www.education.gouv.fr/bo/2005/24/MENA0501142J.htm
4-4 Udostępnianie danych osobowych innym podmiotom
Liceum może przekazywać dane osobowe innym podmiotom, dostawcom usług lub agentom działającym w Warszawie (takim jak biura podróży, towarzystwa ubezpieczeniowe) i spółkom zajmującym się hostingiem danych osobowych lub dostawcom usług informatycznych (zarządzanie szkołą
i uczniami, zarządzanie rachunkowością). Dane osobowe mogą także być przekazywane francuskiemu Ministerstwu Edukacji Narodowej.
Liceum Francuskie w Warszawie udostępni dane osobowe jedynie w celu uzyskania niezbędnych usług świadczonych przez podmioty a nie
w celach marketingowych.
Liceum zawiera umowy, aby upewnić się, że podmioty trzecie wykorzystują dane wyłącznie w celu wykonania usługi i podejmują odpowiednie środki ostrożności, aby chronić dane osobowe.
W każdym przypadku Liceum upewnia się, że warunki ogólne świadczenia usługi przewidują, że :
- Liceum pozostaje właścicielem danych.
- Usługodawca nie jest upoważniony do wykorzystywania powierzonych mu danych osobowych w innym celu niż wykonanie zleconej usługi.
- Usługodawca podejmuje środki ostrożności, aby zapewnić bezpieczeństwo danych.
- Kiedy Liceum zakończy współpracę z usługodawcą, wszystkie dane osobowe zostaną usunięte i nie będą w żadnym wypadku wykorzystywane do innych celów.
5-Osoby odpowiedzialne
5-1 Inspektor ochrony danych osobowych
Inspektor ochrony danych osobowych (DPO) ma za zadanie:
- informować i pełnić rolę doradczą wobec administratora danych lub podmiotu wykonawczego, a także jego pracowników;
- monitorować przestrzeganie przepisów europejskich i prawa krajowego w zakresie ochrony danych osobowych;
- pełnić rolę doradczą wobec instytucji w sprawie realizacji, w niektórych przypadkach, oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) i sprawdzać jej wykonanie;
- współpracować z organem nadzorczym i pełnić funkcję punktu kontaktowego dla organu nadzorczego.
Jest osobą wyznaczoną do kontaktów w przypadku wszelkich pytań lub skarg dotyczących ochrony danych osobowych.
Inspektorem ochrony danych osobowych (DPO) jest Pan Matthieu Ghariani, nauczyciel szkoły podstawowej.
Kontakt: mghariani@lfv.pl
5-2 Administrator danych
Administrator danych osobowych ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Jest prawnie odpowiedzialny za zgodność przetwarzania danych osobowych z obowiązującymi przepisami. Jest osobą wyznaczoną do kontaktów w przypadku wniosków o dostęp, zmianę, przywrócenie oraz usunięcie danych osobowych.
Administratorem danych osobowych jest Pan Emmanuel Guillemin, Dyrektor administracyjny Liceum Francuskiego w Warszawie.
Kontakt : responsable-traitement@lfv.pl
Administrator danych,
Liceum Francuskiego w Warszawie,
ul. Walecznych 4/6,
03-916 Warszawa.
Data dokonania aktualizacji : 14/05/2018
